Vos documents en entreprise sont-ils nombreux? Souhaiteriez-vous utiliser un système électronique pour mieux les gérer? Ne vous en souciez pas! Optez pour la GED ou la gestion électronique des documents (GED). Pour en savoir plus sur la GED, suivez cet article!
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Plan de l’articleQu’est-ce qu’une gestion électronique des documents? Comment mettre en place une gestion électronique un ensemble de documents? Rassembler et numériser les documentsGérer les documentsStocker les documentsDiffuser les documentsMise en place d’une GED: quels avantages? Proposer un service client de qualitéRéduire son empreinte carboneQu’est-ce qu’une gestion électronique des documents? La gestion électronique de nombreuses documents (GED) est un système qui gère n’importe quel document, quelle que soit son origine. La centralisation de tous ces contenus numériques du l’entreprise (Factures, bons de commande, processus, contrats, …) se fait sur notre plateforme unique. Tout ou une partie des salariés relatives au l’entreprise ont accès au GED. Néanmoins, les documents intégrés dans cette dernière peuvent être protégés & sécurisés. Par ailleurs, grâce au GED, les documents dématérialisés peuvent aussi être tracés. Il se révèle être alors impossible touchant à perdre ou dans supprimer les carton via ce système. A l’aide d’un simple mot-clé, les salariés peuvent retrouver facilement les documents qu’ils cherchent.
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Comment mettre en oeuvre une gestion en ligne des documents? Afin que votre projet de gestion électronique des documents soit réussi, on vous recommande de suivre les différentes étapes mentionnées ci-dessous: Rassembler et numériser la majorité des documentsLa numérisation diverses documents papier se trouve être indispensable au sein d’une société car l’ensemble divers salariés devrait avoir accès à tous ses documents. Les travailleurs peuvent alors intégrer cette solution grâce à cette seule condition. Aussi, l’intégration des documents électroniques existants peut se trouver être réalisée grâce dans ce système GED. De plus, au sein de l’outil GED choisi, vous avez la possibilité pour obtenir créer directement au sein de nouveaux documents. Sachez que cette action peut s’accomplir automatiquement ou manuellement. Gérer les documentsPour que vous retrouviez aisément chaque document, l’indexation est importante. Vous pouvez indiquer de nombreuses informations comme la plupart des mots-clés spécifiques, le type de fichier, le titre ou encore l’auteur. Ensuite, ce cryptage de celles-ci a lieu. La restriction ou l’autorisation de quelques actions sur les documents souhaités est effectuée par l’entreprise. Stocker les documentsPour que il se trouve que les salariés puissent accéder facilement aux plans, ceux-ci doivent se présenter comme intégrés à un support adapté. Pour assurer la disponibilité de ces documents, vous devez adapter le support de stockage – volume des dossier. Par ailleurs, l’organisation du stockage devra se révéler gérée de façon logique. Vous pouvez la faire selon la provenance mais aussi la nature de document par exemple. Enfin, pour plus pratique ordonner l’espace concernant le stockage, vous redevez archiver les chemise. Diffuser les documentsPour faciliter l’implantation proposent un l’entreprise, l’intégration de vos processus existants relatives celle-ci au procédé de Gestion en ligne des Documents se trouve être aussi nécessaire. L’outil que vous possédez choisi permettra de déterminer qui peut consulter ou diffuser quel document. La diffusion peut s’effectuer directement sur internet ou sur l’intranet de l’entreprise. Mise en place d’une GED: quels avantages? Une mise en oeuvre d’une GED présente en nombreux avantages en ce qui concerne l’entreprise: Proposer une assistance au client de qualitéLe partage, l’échange dans ce cas vous ne devez vous demander l’accès des documents à vos clients est possible grâce à la mise en place du GED. Ils peuvent y accéder n’importe où et n’importe quel moment. Réduire ton empreinte carboneActuellement, afin de réduire l’empreinte carbone à cause d’un souci écologique, plusieurs entreprises veulent limiter leur consommation pour papier. Afin voués aux s’inscrire dans la démarche plus verte de développement durable, optez donc pour une GED.
